Catalogacion / Gestor de informacion

El origen del catalogador se remonta al nacimiento mismo de las bibliotecas, sin que se le conociera con tal nombre, puesto que los primeros bibliotecarios elaboraban listas elementales de los materiales librarios con una concepción técnica que les permitiera alcanzar los objetivos de identificación y localización de estos materiales.

Estas listas se convirtieron en el siglo XVIII en descripciones bibliográficas contundentes plasmadas en fichas, y desde entonces se habla del catálogo, de la catalogación y del catalogador.

La catalogación se ha desarrollado ante la necesidad de los seres humanos de buscar información y de localizar en las bibliotecas los documentos contenidos en ella para su consulta. Existe entonces una tradición teórica y práctica de descripción bibliográfica para asignarles los puntos de acceso a los documentos, desde las formas manuales de realizarlas hasta las maneras automatizadas; desde la descripción de los libros manuscritos, hasta lo que hoy se conoce como documentos electrónicos. Posee además normas que les permiten a sus procesos ser aplicados con base en la diversidad de tipos de documentos que surgen.

Ante los avances de las tecnologías de información y comunicación (TIC) y la aparición de las sociedades de la información y el conocimiento, así como el derecho a la información y la actividad catalográfica, hoy la catalogación es un tema trascendental en el ámbito de la bibliotecología y de la ciencia de la información.

La catalogación del siglo XXI ha cambiado y por tanto los procesos por los que atraviesan los productos documentales deben cambiar así como los profesionales que los procesan.

Las TIC proveen al catalogador de nuevos soportes que son la materia prima que debe describirse. Las colecciones experimentan una apertura, a través de los catálogos que ingresan a Internet y pueden ser consultadas por los ciudadanos de cualquier clase social, edad, raza, y grado educativo.

Las demandas de localización y recuperación de información por parte de los usuarios se multiplican, pues los documentos con los que conviven cotidianamente se tornan espectaculares y diversos. En el mejor de los casos la población de usuarios es relativamente uniforme y acaso predecible, pero, ¿qué pasa con un usuario no habitual de la biblioteca quien sin embargo quiere acceder a los catálogos en línea desde cualquier lugar geográfico, en cualquier momento y no tiene a su lado a un bibliotecólogo que lo auxilie de manera presencial o inmediata?

Para reforzar a nivel social la realidad de la localización y recuperación de información con base en los catálogos es importante dar a conocer que:

El catálogo de acceso público en línea es un instrumento de información extraordinariamente versátil dirigido al usuario final. Su filosofía de servicio empalma con el proyecto bibliotecario de proporcionar un acceso universal y público a la información.⁽¹⁾

Como muestra del cambio que vive la catalogación, baste con señalar que en la bibliografía que va de la segunda mitad del siglo XX a la actualidad, predominan los términos: nueva, reestructurar, expandir, replantear, reorientar, desafío y evolución, todos los cuales aluden al auge de la disciplina.

El Informe Mundial de la UNESCO: hacia las sociedades del conocimiento, corrobora el planteamiento de la necesidad de contar con nuevos modelos para las funciones documentales, lo que comprende la labor del catalogador:

El futuro de las bibliotecas depende en gran medida de la capacidad de nuestras sociedades para trascender la lógica mercantil de la sociedad de la información e instaurar nuevos modelos en los que sean los conocimientos y su valor cognitivo quienes generen valor. Sin inversiones adecuadas en el plano financiero y humano (competencias, conocimientos técnicos y usos sociales), el desarrollo sostenible de las funciones documentales peligra.⁽²⁾

Definitivamente la actividad de catalogación está en una etapa de revaloración y se prevén algunas limitantes en los lenguajes documentales para recuperar la información, entre las que inciden nuevas formas de organizar la información a través de metadatos, y se confía a sistemas expertos la identificación de elementos bibliográficos en las portadas intentando convertirla en una actividad integral e incluso se plantea la creación de nuevos códigos de catalogación.

La catalogación, al igual que las actividades de selección y adquisición de materiales así como el servicio que se ofrece al público en las bibliotecas, han sido generalmente modificadas por las TIC, con lo que el papel del catalogador también se modifica con la finalidad de que su función no quede detenida y rebasada sino que evolucione como lo hace la sociedad, la tecnología y las propias instituciones.

El trabajo del catalogador es sistemático y repetitivo, y pese a que cada material documental sea especial y pueda atraer su interés, en la mayoría de los casos la solicitud de cumplir con determinada producción soslaya la intención de crear con calidad los registros catalográficos, aunado a ello existe poco reconocimiento del trabajo por parte del propio catalogador, quien carece de la idea de su función social por que esto no se resalta en las escuelas de bibliotecología y ciencias de la información. Institucionalmente la labor no es valorada, el catálogo no se ve como aquello que lleva a los individuos de la mano hacia las colecciones de las bibliotecas de las instituciones, resulta más atractivo como un instrumento de recuperación de información que como una herramienta intelectual que nos facilita la información, la cual en un momento dado será la que permitirá la producción de conocimiento.

Lamentablemente y tal como lo afirma Alan Danskin⁽³⁾ las virtudes que acarrea la profesión catalográfica no se aprecian directamente, siendo este aspecto el que le impide un mayor reconocimiento social; “The object of cataloguing is to save the time and money of the user collection. They may not set out to use our collection, but if our cataloguing can direct them there and has helped them to find what they want, we have delivered a public good. It is very difficult to measure the benefits because they are indirect.”

Para no verse amenazados y en peligro de extinción, el estudio del desarrollo histórico y social de la catalogación y los catalogadores, en la coyuntura de hoy, tienen que situarse en una realidad llena de innovaciones, necesidades, competitividad, interrogantes de trabajo futuro, nuevas ideologías, nuevos tipos de usuarios, nuevas modalidades de educación, nuevas herramientas, nuevas misiones institucionales y nuevas concepciones del trabajo.

La tarea del catalogador está no solamente en procesar nuevos formatos de documentos, proyectar nuevas formas de organización de la información electrónica, y en aprender nuevas y mejoradas aplicaciones de los módulos de catalogación, incluidos los más o menos sofisticados software, sino en dirigir su atención y esfuerzos en conocer el papel que él asume dentro y para la sociedad ante los cambios por los que ésta está atravesando; entre otros está la correlación con otras áreas del conocimiento como la gestión de la información, las tecnologías de información y comunicación, y si su campo de acción ha cambiado su tradicional labor de manera planificada y con objetivos claros que den cuenta en un corto, mediano o largo plazo de la decisión de incorporar tecnologías en beneficio de los usuarios.

Junto con las tendencias teóricas acerca de la sociedad de la información y el conocimiento surge el profesional denominado gestor de la información, cuyo campo profesional está primordialmente perfilado hacia la ciencia de la administración; sin embargo, el campo de acción es tan amplio como el campo en donde la información y el conocimiento se han hecho tan patentes.

El gestor de la información tiene elementos para planear y llevar a cabo los procesos relativos a la información de una manera óptima, eficaz y de calidad, que permitan permanencia en las mejoras.

En palabras de Lovania Garmendia Bonilla “[…] la gestión es un proceso permanente que reúne, organiza, coordina y controla la realidad de una institución para el logro óptimo de sus objetivos presentes, en equilibrio con sus potencialidades futuras.”⁽⁴⁾

La intención de orientar las posturas del gestor de información en el catalogador es llevarlo a contemplar un amplio alcance social, pues hay necesidades de búsqueda, recuperación y acceso de información (por parte de la sociedad), hay instituciones sociales para realizarlas (las bibliotecas) y hay personal (el catalogador) que puede adquirir más capacidades para dar a conocer las colecciones que contienen información resguardada en las bibliotecas.

Atribuirle actividades de gestión de la información a la catalogación no es restarle el prestigio que ha logrado a lo largo de la historia, mucho menos se trata de asignarle un nombre revolucionario, se trata de aceptar que teórica y prácticamente podría quedar a merced de los cambios de su entorno (tecnológicos, profesionales y sociales), en tanto los expertos en la disciplina no tomemos las medidas para justificar su importancia. Una alternativa es reunir las tareas que por antonomasia ha sabido desarrollar la catalogación y añadirle las tareas de la gestión de información, disciplina que nace para darle solución a los problemas que los profesionales, no sólo de la información, enfrentan intuitivamente ante las tecnologías y los sistemas de información; es además, el medio para que la profesión bibliotecológica afirme su lugar en el futuro.

El reconocimiento que ha ganado y mantenido la catalogación y sus profesionales es indiscutible, en congruencia con Edward Evans G, quien menciona: “[…]cataloging activities are essential for operating a successful library/media center […]”⁽⁵⁾

Para demostrar cómo acompañarían las tareas de gestión de la información a la catalogación es relevante exponer la corriente profundamente social de los gestores de la información según las apreciaciones de Lovania Garmendia Bonilla: “Ese reciclaje implica la incorporación, modificación o eliminación de algunos procesos, servicios y herramientas, sin embargo, es relevante no perder de vista la esencia del gestor como ser humano y su responsabilidad ética para con la sociedad […] Ese gestor comprometido con la profesión, con el campo laboral, con los colegas, con la institución, con los usuarios y con la sociedad.”⁽⁶⁾

Conocer el papel que desempeña el catalogador dentro de la sociedad, adicionándole las funciones del gestor de la información (que en ocasiones ya realiza) sirve para objetivar el trabajo de este tipo de especialista, que no sólo hace descripciones bibliográficas sino que gestiona las condiciones para que se transmita la información susceptible de convertirse en conocimiento, a lo largo y ancho de la sociedad.

Un sustento acerca de la ingerencia de la tecnología, entendida como un cambio en las operaciones de catalogación proporcionado por Ingrid Hsied-Yee es que: “[…] la catalogación no sólo sea la operación nuclear en cualquier red de bibliotecas sino una forma de organizar el conocimiento y un agente esencial de su transferencia.”⁽⁷⁾

Se menciona que el catalogador ya ha asumido funciones de gestor de información, pues desde el punto de vista del análisis documental, Eugenio Tardón establece que pretende “identificar y seleccionar los elementos esenciales de los documentos” y cuyo objetivo es “organizar los depósitos documentales y producir herramientas de recuperación de información.”⁽⁸⁾

Específicamente en cuanto a la asignación de los puntos de acceso, de acuerdo con María Rosa Garrido Arilla, “Se trata también de una operación que obliga a un sujeto (el profesional) a realizar una operación intelectual, por la cual tiene que ‘determinar’, ‘dotar’, o ‘asignar’ al documento de algo que antes no tenía.”⁽⁹⁾ Esta asignación permite establecer una relación entre la actividad del catalogador y la actividad del gestor de información en las instituciones documentales.

Las funciones de análisis documental establecidas por Eugenio Tardón y las de asignación de puntos de acceso que establece María Rosa Garrido Arilla encuentran concordancia directa con algunas de las tareas que abarca propiamente la gestión de información, a decir de Núñez Paula y Núñez Govín:

Analizar la información en formas diversas y utilizando herramientas de diferente tipo, para descubrir en ella elementos que le añaden valor para el descubrimiento y aprovechamiento de oportunidades y la solución de problemas [y] Diseñar y elaborar productos informativos de alto valor agregado en función de los objetivos de la organización y las necesidades que estos generan.⁽¹⁰⁾

Resulta fácil hacer notar las actividades que el catalogador realiza como gestor de la información en cuanto al análisis, sin embargo hay posturas que dotan aun de más responsabilidades al catalogador; entre las que se cuentan las tareas de intervención en la presentación de la información de los catálogos en línea para que resulten amigables al usuario, y la difusión de los documentos. Para brindar un enfoque preciso al respecto citamos citar las tareas pormenorizadamente:

• […]de la misma forma que los portales web son el instrumento de acceso a los recursos de Internet y los catálogos lo son de las bibliotecas, éstos deben evolucionar en la dirección de aquéllos.⁽¹¹⁾
• Desarrollar interfaces de consulta más amigables para OPAC, CDROM y servicios de información sobre Internet.⁽¹²⁾
• Job descriptions will expand to include responsibilities for description and access however the product that is presented.⁽¹³⁾
• Elaborar boletines electrónicos.⁽¹⁴⁾
• El personal debe centrarse en los servicios de difusión. Nuestra función esencial debe ser informar sobre la pertinencia de la documentación disponible, facilitando su uso efectivo, que sólo se produce mediante la consulta del documento.⁽¹⁵⁾

Estas son funciones muy puntuales que el catalogador como gestor de la información deberá llevar a cabo, sin embargo tras ellas hay todo un esquema conceptual de la gestión de la información que les da razón de ser. Por lo que concierne al gestor de la información:

[…]un motivador en el uso de la información, un sintetizador ágil de información, un administrador de productos y servicios de información, un promotor de los aciertos del cliente, un jugador del equipo en el proceso de acceso a la información, un entusiasta del acceso, un agregador de valor a la información, un amante de la visibilidad.⁽¹⁶⁾

Un argumento alterno que establece la necesidad de que el catalogador conlleve el perfil de gestión, es el expuesto en A white paper on the future of cataloguing at Indiana University, el cual subraya el éxito que supone llevar esto a la práctica:

Professional catalogers will need to be excellent managers. […] the traditional responsibilities of managers such as supervision, training, project direction, and communication become keys to the success of organizing a collection of bibliographic items.⁽¹⁷⁾

Promover el trabajo del catalogador como gestor de la información es un paso que se puede dar, en primera instancia, en los programas de estudio de las universidades que ofrecen las carreras de ciencias de la información y bibliotecología, y en los centros de trabajo. Un catalogador capaz de concebir su trabajo en relación con un usuario que forma parte de la sociedad, beneficia a las bibliotecas y las instituciones asociadas a éstas, pues sus catálogos, en línea o no, son creaciones que consideradas como productos y recursos de información incrementan los bienes y servicios, y si una institución posee personal capacitado la sociedad también resulta beneficiada al darle utilidad a la información provista en los catálogos.

Determinar con claridad el papel del catalogador como gestor de la información dentro del contexto de la sociedad, redimensiona las funciones que tenía la catalogación, las cualidades del catalogador como gestor de la información tienden a responder a los desafíos que hoy presentan las nuevas herramientas, los nuevos soportes, las nuevas capacidades en los profesionales, y los recientes cuestionamientos mediante nuevas formas de comprender y realizar su actividad, nuevas investigaciones, nuevas interrelaciones con otras áreas de la biblioteca y otras disciplinas, para avanzar tal como una sociedad sensata que avala ese avance.

Definir los fundamentos de las funciones que el día de hoy tocan al catalogador, otorga la posibilidad de entender a la sociedad en la que actualmente está inmerso y lo ayudan a situarse en su papel profesional.

El papel del catalogador como gestor de la información ante la información que se genera, consume y produce, complementa el rol de otros actores de la sociedad, sean éstos estudiantes, científicos, profesores, administradores, empresarios, gobernantes, amas de casa u otros.

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1. Manual de biblioteconomía, Editora Luisa Orera Orera, p.178.
2. Informe Mundial de la UNESCO: hacia las sociedades del conocimiento [en línea].
3. Alan Daskin, “Tomorrow Never Knows: the end of cataloguing?”, en IFLA Journal: Official Journal of the International Federation of Library Associations and Institutions, [en línea]
4. Lovania Garmendia Bonilla, “Sociedad de la información y gestores de información”, en Biblios: Revista de Bibliotecología y Ciencias de la Información, [en línea]
5. Edward Evans, G, Sheila S. Intner, Jean Weihs, Introduction to technical services, p. 4.
6. Op. cit.
7. Ignacio López Guillamón, “Evolución reciente de la catalogación” En Anales de documentación. [en línea]
8. Eugenio Tardón, Gestión y evaluación de colecciones: proceso técnico [en línea].
9. María Rosa Garrido Arilla, Teoría e historia de la catalogación de documentos. p.31.
10. Israel Núñez Paula y Yini Núñez Govín, “Bases conceptuales del software para gestión del conocimiento” En Enl@ce:Revista Venezolana de Información, Tecnología y Conocimiento [en línea].
11. Ignacio López Guillamón, “Evolución reciente de la catalogación”. En Anales de documentación. [en línea]
12. Eugenio Tardón, Gestión y evaluación de colecciones: proceso técnico. [en línea]
13. A white paper on the future of cataloguing at Indiana University. [en línea]
14. Eugenio Tardón, Gestión y evaluación de colecciones: proceso técnico. [en línea]
15. Eugenio Tardón, Gestión y evaluación de colecciones: proceso técnico. [en línea]
16. Gloria Ponjuán Dante, Gestión de Información en las organizaciones: principios, conceptos y aplicaciones. p. 205.
17. A white paper on the future of cataloguing at Indiana University. [en línea]

FUENTES PRIMARIAS DE INFORMACIÓN

A white paper on the future of cataloguing at Indiana University, [en línea] Prepared by Jackie Byrd, Gary Charbonneau, Mechael Charbonneau… [et al.] Indiana, Indiana University, 2006 [consultado 1 de agosto 2008],http://www.iub.edu/~libtserv/pub/Future_of_Cataloging_White_Paper.pdf

Daskin, Alan, “Tomorrow Never Knows: the end of cataloguing?”, en IFLA Jorunal: Official Journal of the International Federation of Library Associations and Institutions, [en línea] Volumen 33, Núm. 3, Estados Unidos, IFLA, 2007, [consultado 11 de agosto de 2008], http://www.ifla.org/V/iflaj/IFLA-Journal-3-2007.pdf

Evans, G. Edward, Sheila S Intner, Jean Weihs. Introduction to technical services, 7a ed. Greenwood Village, Colorado, Libraries Unlimited, 2002, 543 pp.

Garmendia Bonilla, Lovania, “Sociedad de la información y gestores de información”, en Biblios: Revista de Bibliotecología y Ciencias de la Información, [en línea] Año 4, No. 16, Julio-Diciembre 2003, Perú, Biblios, 2003, [consultado 15 de agosto de 2008], http://eprints.rclis.org/archive/00002315/01/2003_023.pdf

Garrido Arilla, María Rosa, Teoría e historia de la catalogación de documentos, Madrid, Síntesis, 1996, 190 pp.

Informe Mundial de la UNESCO: hacia las sociedades del conocimiento, [en línea] París, UNESCO, 2005 [consultado 15 de agosto de 2008], http://unesdoc.unesco.org/images/0014/001419/141908s.pdf

López Guillamón, Ignacio, “Evolución reciente de la catalogación”, en Anales de documentación, [en línea] Núm. 7, Murcia, Universidad de Murcia, Facultad de Ciencias de la Documentación, Departamento de Información y Documentación, 2004 [consultado 15 de agosto de 2008], http://www.um.es/ojs/index.php/analesdoc/article/viewFile/1661/1711

Manual de biblioteconomía, edit. Luisa Orera Orera, Madrid, Síntesis, 2002, 509 p.

Núñez Paula, Israel, Yini Núñez Govín, “Bases conceptuales del software para gestión del conocimiento”, en Enl@ce: Revista Venezolana de Información, Tecnología y Conocimiento, [en línea] Núm. 2. Venezuela: Universidad de la Rioja, 2006, [consultado 27 de agosto de 2008] http://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=2215105

Punjuán Dante, Gloria, Gestión de Información en las organizaciones: principios, conceptos y aplicaciones, Santiago de Chile, Centro de Capacitación en Información Prorrectoria, Universidad de Chile, 1998, 222 p.

Tardón, Eugenio, Gestión y evaluación de colecciones: proceso técnico, [en línea] Madrid, Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid, [2006] [consultado 15 de agosto de 2008]http://alfama.sim.ucm.es/buc/documentos/Contribuciones/bu06.pdf